Bản Tin Đào Tạo: "Kỹ năng quản lý năng lượng và thời gian hiệu quả"

Để làm việc hiệu quả, việc hiểu biết về kiến thức và kỹ năng quản lý năng lượng và thời gian là vô cùng cần thiết. Tuy nhiên, sự thật là không phải ai cũng biết cách quản lý và sử dụng nguồn năng lượng của mình dẫn đến tình trạng luôn làm việc “quá tải” hoặc luôn cảm thấy phải “chạy theo thời gian”.

Do vậy, trong khuôn khổ buổi Training ngày 6 – 10 vừa qua, Ban Lãnh đạo công ty TNHH Thương Mại Bình An đã phổ biến “Kỹ năng quản lý năng lượng và thời gian hiệu quả” cho toàn thể anh chị em trong công ty.

A. Làm thế nào để ngủ ngon?

Chúng ta thường tạo ra năng lượng giúp cơ thể hoạt động suốt cả ngày bằng 2 cách: ngủ và vận động. Việc tìm hiểu rõ các giai đoạn của giấc ngủ sẽ mang lại nhiều lợi ích bất ngờ cho cuộc sống sinh hoạt và công việc của mỗi người.   

Một chu kỳ giấc ngủ được chia làm 5 giai đoạn, kéo dài 90 phút. Người bình thường cần trung bình 5 chu kỳ giấc ngủ, tương đương với 7,5 giờ đồng hồ. Ở mỗi giai đoạn trạng thái của não và cơ thể sẽ khác nhau. Điều này cũng lý giải vì sao ngủ sớm không phải là điều kiện giúp chúng ta có một tinh thần tỉnh táo, điều quan trọng hơn là bạn phải thức dậy đúng lúc. (Các bạn có thể xem thêm về chu kỳ giấc ngủ tại đây)

3 nguyên tắc để có 1 giấc ngủ ngon

Dựa trên hiểu biết về Chu kỳ giấc ngủ, chúng ta rút ra 3 nguyên tắc để có được 1 giấc ngủ ngon như sau:

Nguyên tắc 1: Loại bỏ các phương tiện gây sao nhãng

Nguyên tắc 2: Thức dậy vào cuối chu kỳ ngủ cuối cùng (vì nếu thức dậy trong giai đoạn ngủ sâu và ngủ rất sâu, cơ thể và não bộ sẽ bị sốc, choáng váng, gây ảnh hưởng không tốt đến chất lượng giấc ngủ).

Nguyên tắc 3: Ngủ đủ chu kỳ ngủ, tạo tâm thái hoàn thành các công việc trước khi ngủ.

Ảnh 1: Ban Giám Đốc công ty thuyết trình về "Kỹ năng quản lý năng lượng và thời gian hiệu quả"

B. Làm thế nào để quản lý năng lượng và thời gian hiệu quả?

Não bộ con người chỉ hoạt động hiệu quả khi tập trung làm một công việc trong khoảng 90 phút (tương đương với 1 chu kỳ giấc ngủ).

Trong khi 1 người đang tập trung, nếu bị làm phiền, rất khó để tập trung lại (giống như bị đánh thức trong giai đoạn ngủ sâu và ngủ rất sâu). Điều này ảnh hưởng không tốt đến chất lượng làm việc.

Trong một ngày, có rất nhiều công việc cần hoàn thành, nếu không có kỹ năng quản lý thời gian rất dễ cảm thấy bị “thời gian đuổi”, dẫn đến tình trạng mệt mỏi, áp lực, hiệu quả công việc cũng không cao.

Vì vậy, áp dụng hiểu biết về chu kỳ giấc ngủ và sự tập trung của não bộ con người, Ban Lãnh đạo mỗi công ty nên đưa ra một thời khóa biểu phù hợp với lịch sinh hoạt và công tác của toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty mình.

Ảnh 2: Các thành viên trong công ty lắng nghe thuyết trình

5 nguyên tắc quản lý năng lượng và thời gian hiệu quả

1) Trước mỗi khung thời gian tập trung cần có khoảng 10 – 15 phút để chuẩn bị tinh thần vào việc.

2) Trong thời gian tập trung, nếu không phải mục đích liên quan đến công việc thì tuyệt đối không nói chuyện, trao đổi, hỏi han, làm phiền đồng nghiệp. Vì giống như trong giai đoạn ngủ sâu và ngủ rất sâu, nếu đồng nghiệp bị làm phiền thì rất khó để tập trung lại.

3) Cấp trên tránh giao việc vào khung thời gian cần tập trung.

4) Giờ nghỉ nên đứng lên đi lại, nói chuyện nhẹ nhàng, tránh tiếp tục nhìn vào màn hình máy tính hoặc điện thoại.

5) Trong 30 phút đầu ngày và cuối ngày làm việc, cần lên kế hoạch cho 05 công việc sẽ làm việc trong ngày và ngày hôm sau. Ngày hôm sau thực hiện 05 việc theo thứ tự việc quan trọng nhất làm trước. 

Ví dụ: Trong danh sách 10 việc cần làm trong ngày, chọn ra 2 việc quan trọng cần ưu tiên thực hiện trước. Sau khi thực hiện xong 2 việc đó mới bắt đầu làm tiếp các công việc khác.